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Las cuatro herramientas favoritas para el trabajo en equipo de Simplecs



Simplecs no es solo una empresa. Somos también un equipo interdisciplinario de personas que aportan diariamente sus conocimientos y habilidades desde el lugar en el que nos encontramos. Y, en sintonía con la tendencia mundial de trabajo en forma remota, tenemos el desafío de coordinar nuestros esfuerzos cotidianos.

Es por eso que, en este nuevo artículo del blog, te vamos a brindar algunos tips & tricks acerca de nuestras cuatro herramientas favoritas para el trabajo en equipos colaborativos.

El desafío de trabajar en equipo de manera remota

No te estamos contando nada nuevo. Los equipos de trabajo coordinan sus tareas de manera remota desde hace muchos años. Es una tendencia instaurada en todo el mundo, producto de la globalización de las compañías, y es -probablemente- un desafío con el que te podés encontrar al comenzar con tu emprendimiento.

Existen varias herramientas que te pueden ayudar y facilitar la tarea de trabajar online, compartiendo información en tiempo real con las personas del equipo, y que, a continuación, vamos a analizar para que puedas conocerlas y, de esa manera, organizar tus proyectos colaborativos.

Estas son las cuatro herramientas y aplicaciones favoritas para el trabajo en equipo de Simplecs

Telegram: nuestra aplicación de mensajería instantánea

Mantener una comunicación fluida entre los miembros del equipo es algo realmente importante. Pero aquí, el desafío no es solamente gestionar los mensajes, sino también compartir recursos y, además, utilizar las mejores funcionalidades extra que el servicio puede brindar para nuestro emprendimiento.

En Simplecs nos inclinamos hacia Telegram como nuestra aplicación de mensajería instantánea favorita. La elegimos, por sobre otras alternativas, por su capacidad de multiplataformidad: hay versiones de su aplicación para dispositivos móviles con Android, iOS y Windows Phone.

Telegram para Android

Asimismo, existen aplicaciones nativas para entornos con Windows, Linux y macOS. Y, por si todo esto fuera poco, se puede utilizar su versión web desde cualquier navegador y sin necesidad de mantener una sincronización activa con la app.

En cuanto a sus características más destacadas, con el mensajero no solo podemos realizar chats y crear grupos, sino también existe la posibilidad de gestionar supergrupos en los que sólo los administradores pueden lanzar mensajes, útil para las comunicaciones internas masivas.

Del mismo modo, se pueden compartir una gran cantidad de archivos y existe también la posibilidad de interactuar con nuestro perfil, enviándonos a nosotros mismos mensajes y archivos, con el fin de utilizarlo como una buena opción para el almacenamiento en nube.

Por otra parte, en cuanto a productividad, hay muchas de sus funciones que podés utilizar para tus proyectos, como los canales de difusión, los bots, la posibilidad de agregar más de una cuenta (muy útil para tener tanto tu cuenta personal como la de tu proyecto en el mismo lugar), los supergrupos (hasta 10.000 miembros), los videomensajes, una funcionalidad que permite agregar un botón de inicio de sesión en sitios web y un montón de funciones más.

Y, por si todo esto fuera poco, utiliza menor consumo de datos que otras aplicaciones similares, por lo que consideramos que es una de las mejores herramientas para la comunicación interna entre los equipos de trabajo.

Todoist: nuestra herramienta para gestionar tareas y listas de actividades

En nuestro artículo anterior, Aymará nos hablaba sobre la importancia de ordenar y organizar nuestras ideas para poder conseguir nuestros objetivos y no perder el foco sobre los problemas que nos propusimos resolver.

En el artículo, nos brindaba una gran cantidad de tips para evitar el desperdicio de energía y poder organizarnos. Es por eso que, una vez identificadas y establecidas nuestras tareas, llega el momento de organizarlas y darles un marco temporal.

En Simplecs nuestra herramienta favorita para la gestión de tareas y listas de actividades es Todoist. No solo es una herramienta simple y minimalista (dos conceptos propios de nuestra identidad), sino que también ofrece una multiplicidad de funciones que pueden aportar productividad a tu trabajo.

Todoist para Android

Es multiplataforma (Android, iOS, aplicaciones nativas para Windows y macOS y una versión web), existen extensiones los navegadores más conocidos (Chrome, Firefox y Safari) y plugins para los gestores de correo Gmail y Outlook.

Todoist nos encanta porque nos ofrece grandes funciones para la gestión de proyectos, permitiéndonos agregar tareas a cada uno de ellos, establecerles fechas y horas de vencimiento, sumar subtareas, asignarlas a algún miembro del equipo y priorizarlas según su importancia. Hay una versión gratuita y una paga, se pueden utilizar filtros personalizados para encontrar tareas o proyectos y es posible integrarla con otras herramientas de productividad, como Google Calendar, Dropbox, Drive, Slack y muchas otras alternativas.

Por esa razón, si tu objetivo es enfocarte en la productividad, organizar tus tareas, mantener el "karma" y dar todos los días pequeños pasos para conseguir grandes logros, Todoist es la herramienta adecuada. No dudes en utilizarla.

Asana: la herramienta ideal para mejorar la comunicación y colaboración en equipo

¡Focus! Organizaste tus ideas, identificaste tus tareas, estableciste tus proyectos, les diste un marco temporal y los asignaste a los miembros del equipo que les corresponde. Entonces, llega el momento de empezar a gestionar el trabajo y, para ello, no hay herramienta más completa y potente que Asana.

En Simplecs nos es muy útil para mejorar nuestra comunicación, establecer un orden, documentar los procesos creativos y productivos que realizamos y ejecutar todas las acciones que tenemos que llevar a cabo.

Con Asana tenés todas las herramientas que necesitás para mantener sincronizado tu trabajo, cumplir con los plazos pertinentes y alcanzar los objetivos propuestos. Es multiplataforma y hay una versión gratuita (para equipos de hasta 15 miembros) y una paga.

Asana para Android

A través de ella, es posible crear proyectos y espacios de trabajo colaborativos, a través de distintos equipos. Cuenta con la posibilidad de crear tareas, etiquetas, notas y comentarios de los distintos miembros asociados, facilitando la planificación y gestión de procesos.

Cada equipo tiene un espacio de trabajo. Los espacios de trabajo contienen proyectos y los proyectos contienen tareas. En cada tarea, los usuarios pueden añadir notas, comentarios, archivos y etiquetas. También se pueden seguir proyectos y tareas, y cuando cambia su estado, los seguidores reciben una notificación en su Inbox dentro de la interfaz.

Es realmente una herramienta muy potente, por lo que te animo a que la descubras y la utilices en tus iniciativas, debido a que puede ayudarte a mantener un orden y un control sobre el trabajo que estás necesitando dentro de tu emprendimiento o proyecto.

Milanote: nuestra herramienta preferida para la creación de procesos creativos colaborativos

¿Estás necesitando llevar tus procesos creativos del papel, los post-its y las pizarras a una herramienta digital? ¡Esta es la herramienta que necesitás! Milanote es realmente muy buena para trabajar de manera colaborativa entre los miembros del equipo sin que ello atente contra la creatividad.

La interfaz de Milanote nos recuerda a una gran pizarra donde podemos crear tableros y combinarlos con notas, imágenes, links, agrupar todos estos elementos en columnas y realizar comentarios. Todo en tiempo real.

Incluso vas a poder ver como los otros miembros del equipo trabajan junto con vos, sin que ello resulte un caos en la organización de las tareas. Todo lo contrario. Utilizando bien esta herramienta, puede contribuir de manera positiva a la gestión de tus proyectos.

Es muy sencilla de utilizar, ya que utiliza el concepto drag and drop y todo el potencial de los recursos gráficos. También podemos utilizar fechas para unir diferentes conceptos, o dar estructura a nuestras ideas, por ejemplo, al tener una sesión de brainstorming.

Además, existe una versión gratuita (limitada a la utilización de 100 elementos) y una versión paga. Del mismo modo, es posible exportar todo el trabajo realizado a formato PDF o convertirlo en algunos formatos útiles, como Word, archivo de texto plano o documentos markdown. Lamentablemente, solo se encuentra disponible a través de su versión web.

Bonus Track: Mixmax, la mejor herramienta para gestionar tus correos electrónicos

La gestión de los correos electrónicos es también una de las tareas que siempre vas a tener que realizar cuando comiences con tu proyecto o emprendimiento. Si bien la comunicación se está volcando hacia la mensajería instantánea, todavía el email sigue siendo una herramienta imprescindible para la comunicación.

Es por eso que en Simplecs utilizamos a Mixmax como un gran complemento para nuestro gestor de correos. Básicamente, se trata de una extensión que puede ser instalada en Gmail, Google Inbox y Salesforce y que es realmente útil para la automatización de los mensajes.

Esta herramienta te permite realizar un seguimiento de cada uno de los correos electrónicos que vas a enviar, permitiéndote saber si los mismos llegaron a destino y cuándo fueron abiertos y por quienes, si se descargaron los adjuntos y varias estadísticas más que pueden resultarte muy útiles.

Además, cuenta con herramientas para programar reuniones de manera sencilla y con muy pocos clics, crear plantillas personalizadas de emails, programar envíos y establecer recordatorios. Entre sus características destacadas, permite la creación de varias firmas personalizadas y posee un potente editor HTML para crear mails de lo más atractivos.

Así que, mate, té o café de por medio, te recomendamos no perder más el tiempo, aumentar significativamente la productividad de tu trabajo y mejorar la comunicación de tus equipos con estas herramientas imprescindibles que todo emprendedor tiene que tener. ¡Nos leemos en un próximo artículo!

Luis Maza, Fundador y CEO de Simplecs.-


Fuentes:
Telegram / Asana / Mixmax / Todoist / Milanote
Imágenes:
Helloquence para Unsplash
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